Q-Einreichung (Q-Sub) & Vorab-Einreichung (Pre-Sub)

Was ist FDA Q-sub?

Das Q-Submission-Programm (Q-Sub) ist ein von der FDA (Food and Drug Administration) eingerichteter Mechanismus, der es Sponsoren ermöglicht, vor der formellen Einreichung Feedback zu verschiedenen Arten von Medizinprodukteanträgen einzuholen. Ursprünglich als Pre-IDE-Programm bekannt, das 1995 begann, bot es Sponsoren die Möglichkeit, vor der Einreichung eines Antrags auf Ausnahmegenehmigung für Prüfpräparate (Investigational Device Exemption, IDE) eine Rückmeldung der FDA einzuholen. Im Laufe der Zeit wurde das Programm erweitert, um Feedback zu anderen Arten von Einreichungen einzubeziehen, wie z. B. Zulassungsanträge vor dem Inverkehrbringen (PMAs), Humanitarian Device Exemption Applications (HDEs), De-Novo-Anträge und 510(k)-Einreichungen, sowie die Bestimmung, ob für eine klinische Studie eine IDE-Einreichung erforderlich ist.

Im Jahr 2012 verpflichtete sich die FDA im Rahmen der Medical Device User Fee Amendments (MDUFA III), diesen Feedback-Prozess zu formalisieren und zu strukturieren und als „Pre-Submissions“ zu bezeichnen. Mit der 2014 veröffentlichten Pre-Submission Guidance wurde das umfassendere Q-Submission (Q-Sub)-Programm eingeführt, das Pre-Submissions und zusätzliche Möglichkeiten zur Interaktion mit der FDA umfasst.

Spätere Änderungen der Änderungen der Nutzungsgebühren für Medizinprodukte, wie z. B. MDUFA IV im Jahr 2017 und MDUFA V im Jahr 2022, verfeinerten das Q-Sub-Programm weiter. Zu diesen Verfeinerungen gehörten Änderungen bei der Planung von Pre-Sub-Meetings und die Festlegung von Leistungszielen für den Zeitpunkt des FDA-Feedbacks zu Pre-Submissions.

Arten von Q-Einreichungen

Zu den vier gebräuchlichsten Arten von Q-Subs gehören Pre-Submissions (Pre-Subs), Submission Issue Requests (SIRs), Study Risk Determinations und Informational Meetings.

Vorab-Einreichungen (Pre-Subs)

Eine Pre-Submission (Pre-Sub) ist eine freiwillige formelle schriftliche Anfrage eines Einreichers von Medizinprodukten an die FDA, mit der Feedback zu spezifischen Fragen im Zusammenhang mit Prüfthemen eingeholt wird, die für die beabsichtigte Einreichung vor dem Inverkehrbringen relevant sind. Dieses Feedback kann in Form einer formellen schriftlichen Antwort oder einer Kombination aus formellem schriftlichem Feedback und anschließender Besprechung erfolgen. Die Sitzungsdiskussionen werden in Sitzungsprotokollen dokumentiert, die der FDA zur Überprüfung vorgelegt werden.

Der Zweck eines Pre-Sub besteht darin, den Antragstellern die Möglichkeit zu geben, FDA-Leitlinien zu erhalten, um die Produktentwicklung und die Vorbereitung der Einreichung zu steuern. Es ist nicht dazu gedacht, eine tatsächliche Einreichung oder die einzubeziehenden Daten vorab zu überprüfen. Zu den üblichen Überprüfungsthemen gehören Biokompatibilität, Labortests, Cybersicherheit usw.

Die Teilnahme an Pre-Subs kann zu einer Verbesserung der nachfolgenden Einreichungen führen, indem die Qualität der Einreichungen verbessert, die Begutachtungszeiten verkürzt und der Entwicklungsprozess für neue Geräte erleichtert wird. Die Mitarbeiter der FDA ziehen verschiedene wissenschaftliche und regulatorische Ansätze in Betracht, um Feedback zu geben, das mit den am wenigsten belastenden Anforderungen übereinstimmt.

Es ist wichtig zu beachten, dass das in einem Pre-Sub bereitgestellte Feedback die Einreicher nicht dazu verpflichtet, die aufgeworfenen Probleme anzusprechen oder eine positive Entscheidung bei zukünftigen Einreichungen zu garantieren. Eine frühzeitige Berücksichtigung des FDA-Feedbacks kann jedoch zu einem effizienteren und transparenteren Überprüfungsprozess beitragen.

Pre-Subs werden empfohlen, um FDA-Feedback zu verschiedenen Einreichungstypen zu erhalten, einschließlich Predetermined Change Control Plans (PCCPs), die es Herstellern ermöglichen, bestimmte Änderungen an Produkten vorzunehmen, ohne dass ein zusätzlicher Zulassungsantrag oder eine Benachrichtigung vor dem Inverkehrbringen erforderlich ist. Die Teilnahme an Pre-Subs für PCCPs kann den Überprüfungsprozess vor dem Inverkehrbringen rationalisieren, indem proaktiv mit der FDA zusammengearbeitet wird.

Submission Issue Requests (SIRs)

Ein Submission Issue Request (SIR) ist eine formelle Anfrage eines Medizinprodukte- oder Arzneimitteleinreichers an die FDA, entweder durch schriftliche Antworten oder Besprechungen. Der Zweck eines SIR besteht darin, Probleme zu beheben, die in bestimmten FDA-Hold-Letters aufgeworfen werden, wie z. B. Hold Letters für Marketingeinreichungen, IDE Letters oder IND Clinical Hold Letters. Diese Hold Letters können unter anderem Anfragen nach zusätzlichen Informationen für 510(k)s, De-Novo-Anfragen, Einreichungen von Kombinationsprodukten oder schwerwiegende Mängel für PMAs und HDEs enthalten.

Ein SIR zielt darauf ab, eine schnelle Interaktion zwischen der FDA und dem Einreicher zu erleichtern, um Fragen und Probleme zu lösen, die in diesen Hold Letters hervorgehoben werden. Es ermöglicht den Einreichern, vorgeschlagene Ansätze oder Strategien zur Lösung dieser Probleme zu diskutieren, so dass Projekte reibungslos voranschreiten und sichergestellt wird, dass alle offenen Fragen in formellen Antworten angemessen beantwortet werden.

Risikoermittlungen für Studien

Eine Studienrisikobestimmung beinhaltet die Beantragung der FDA-Entscheidung darüber, ob eine geplante klinische Studie für ein Medizinprodukt unter die Kategorien des signifikanten Risikos (SR), des nicht signifikanten Risikos (NSR) fällt oder von den Vorschriften für die Ausnahmeregelung für Prüfprodukte (IDE) gemäß 21 CFR Teil 812 ausgenommen ist. Wenn eine Studie nicht ausgenommen ist, sind die Sponsoren dafür verantwortlich, zunächst zu bewerten und anzugeben, ob sie ein erhebliches Risiko darstellt oder nicht, und diese Entscheidung dem Institutional Review Board (IRB) vorzulegen. Die FDA steht zur Verfügung, um den Sponsor, den klinischen Prüfarzt und das IRB bei dieser Risikobestimmung zu unterstützen. Letztendlich hat die FDA die letzte Befugnis zu entscheiden, ob eine Produktstudie ein signifikantes Risiko oder ein nicht signifikantes Risiko darstellt, und diese Entscheidung wird entweder getroffen, wenn eine IDE bei der FDA eingereicht wird, oder auf Anfrage des Sponsors, des klinischen Prüfarztes oder des IRB.

Informationsveranstaltungen

Ein Informationstreffen ist eine Anfrage an die FDA mit dem Ziel, Informationen auszutauschen, in der Regel ohne eine Rückmeldung von der FDA zu erwarten. Diese Treffen sind nützlich, um einen Überblick über die laufende Geräteentwicklung zu geben, insbesondere wenn innerhalb der nächsten 6-12 Monate mehrere Einreichungen geplant sind. Sie helfen dabei, das FDA-Prüfteam mit neuen Produkten vertraut zu machen, die im Vergleich zu derzeit verfügbaren Geräten erhebliche Unterschiede in der Technologie aufweisen.

Während eines Informationstreffens können FDA-Mitarbeiter klärende Fragen stellen, aber sie sind in erster Linie dazu da, zuzuhören und Informationen zu sammeln, anstatt Feedback zu geben. Diese Treffen können auch dazu dienen, Interaktionen zwischen der FDA und dem Einreicher zu dokumentieren, die nicht in die Kategorien anderer Arten von Q-Submissions passen.

Andere Q-Einreichungstypen

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Q-Sub-Typen bietet das Q-Sub-Programm einen Mechanismus zur Nachverfolgung von Interaktionen, die in anderen FDA-Programmleitfäden beschrieben sind. Dazu gehören die PMA Day 100 Conference, Vereinbarungs- und Entscheidungssitzungen gemäß dem United States Food and Drug Administration Modernization Act (FDAMA), Einreichungen für das Breakthrough Device Program, Safer Technologies Program (SteP) Einreichungen und Anträge auf Zubehörklassifizierung.

Was sind die Vorteile der Anwendung von Q-sub?

Bei effektiver Nutzung kann die Teilnahme am Q-Sub-Programm sowohl für die FDA als auch für die Geräteentwickler von Vorteil sein. Die FDA fördert aktiv Q-Subs, da sie wertvolle Einblicke in aufkommende Entwicklungen in der Gesundheitsbranche liefern und das Verständnis der Behörde für neuartige Technologien verbessern. Gespräche und Austausch mit Geräteherstellern ermöglichen es Entwicklern, wichtige Informationen zu sammeln, die sowohl ihren Einreichungsprozess als auch die gesamte Produktentwicklung rationalisieren können. Darüber hinaus erweist sich die Ernennung eines Projektmanagers durch die FDA im Rahmen des Q-Sub-Programms als von unschätzbarem Wert für Gerätesponsoren, da sie die Kommunikation und Koordination erleichtert. Darüber hinaus liegt ein wesentlicher Vorteil des Programms darin, dass es keine Gebühren und keine Beschränkungen für die Anzahl der Meetings gibt, die Entwickler anfordern können.

Wer braucht einen Q-Sub?

Ein Q-Sub-Meeting mit der FDA ist nicht obligatorisch, wird aber oft empfohlen, insbesondere für Entwickler von Medizinprodukten, die während der Entwicklungsphase neuer Produkte frühzeitig mit der FDA zusammenarbeiten möchten. Dieses Engagement bietet die Möglichkeit, spezifische Anfragen an die Agentur zu richten. Durch die formelle Beantragung eines Q-Sub-Meetings können Entwickler Beratung und konstruktives Feedback zu verschiedenen Aspekten erhalten, darunter teure Labor- und Tierversuche, klinische Studien und die allgemeine regulatorische Strategie.

Hier sind einige Beispielsituationen, in denen Entwickler von Medizinprodukten die Einreichung eines Q-Submissions bei der FDA in Betracht ziehen sollten:

• Bevor Sie mit Studien beginnen, für die keine definierten Leitlinien definiert sind: Wenn ein Produkt Studien erfordert, die nicht in den bestehenden Leitfäden aufgeführt sind, ist ein Q-Sub ratsam, um die Angemessenheit der vorgeschlagenen Testmethoden sicherzustellen.
• Bestimmung des Risikoniveaus von Produktstudien: Ob eine Produktstudie als signifikantes Risiko (SR), nicht signifikantes Risiko (NSR) oder von einer Ausnahmegenehmigung für Prüfprodukte (Investigational Device Exemption, IDE) ausgenommen ist, bedarf einer Klärung, die ein Q-Sub liefern kann.
• Produkte mit neuartiger Technologie oder neuem Design: Geräte mit einzigartiger Technologie oder einzigartigem Design passen möglicherweise nicht genau in die bestehenden regulatorischen Kategorien, so dass ein Q-Sub erforderlich ist, um den geeigneten regulatorischen Weg zu ermitteln.
• Produkte mit deutlich unterschiedlichen Anwendungsindikationen: Wenn sich die Anwendungsindikationen eines Produkts erheblich von bestehenden 510(k)-zugelassenen Produkten unterscheiden, stellt die Einholung einer FDA-Rückmeldung über einen Q-Sub sicher, dass der am besten geeignete regulatorische Weg eingehalten wird.
• Studien, die außerhalb der Vereinigten Staaten durchgeführt werden: Bei Studien, die im Ausland durchgeführt werden, stellt die Teilnahme am Q-Sub-Programm die Einhaltung der FDA-Anforderungen sicher und rationalisiert den regulatorischen Überprüfungsprozess.

Wann sollten wir Q-sub beantragen?

Die Planung eines Q-Sub-Meetings mit der FDA erfordert eine sorgfältige Abwägung der Zeitpläne, da der Prozess umfangreich sein kann. Während ein Q-Sub in jeder Phase der Entwicklung von Vorteil sein kann, ist es besonders vorteilhaft, bevor kostspielige und ressourcenintensive Phasen wie Labor-, Tier- und klinische Tests durchgeführt werden. Selbst wenn ein Produkt bereits getestet wurde, kann die Einreichung eines Pre-Sub immer noch von Vorteil sein, da es ermöglicht, der FDA komplexe Daten oder Schlussfolgerungen vor einer vollständigen Prüfung des Zulassungs vorzulegen.

Gemäß den FDA-Richtlinien beginnt der Zeitplan für das Meeting nach der Vorbereitung der Q-Sub-Materialien. Der Prozess umfasst:

1. Verständnis der behördlichen Einreichungsanforderungen und Zusammenstellung der erforderlichen Daten und Dokumentationen.
2. Prüfung von Antragsunterlagen und Formulierung von Fragen für die FDA.
3. Einreichen des Antrags auf ein Pre-Submission-Meeting. Innerhalb von 15 Tagen führt die FDA eine Akzeptanzprüfung anhand der Akzeptanz-Checkliste durch. Im Falle einer Ablehnung gibt die Agentur eine Erklärung ab, und es kann ein Q-Sub-Amendment eingereicht werden.
4. Planen der Besprechung. Im Falle einer Annahme bestätigt die FDA den angeforderten Sitzungstermin oder gibt alternative Termine an, die vor Tag 75 des Einreichungseingangs angesetzt sind.
5. Erstellung und Einreichung eines Sitzungsprotokolls innerhalb von 15 Tagen nach der Sitzung. Wenn keine Überarbeitungen erforderlich sind, gilt das Protokoll als endgültig. Wenn die FDA jedoch Änderungen vorschlägt, wird innerhalb von 30 Tagen eine aktualisierte Version gesendet, und das Protokoll wird 15 Tage nach Erhalt der bearbeiteten Version fertiggestellt.

Was sind die Dokumentenanforderungen für Q-Sub?

In erster Linie müssen alle Q-Sub-Dokumente in englischer Sprache verfasst sein. Zu den Inhalten für Q-Sub gemäß dem Q-Sub-Leitfaden gehören:

• Kontaktinformationen
• Q-Sub-Typ
• Methoden des Feedbacks
• Meeting-Informationen
• Zweck
• Geräte- oder Produktbeschreibung
• Vorgeschlagene Indikationen für die Verwendung oder den Verwendungszweck
• Regulatorische Historie

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung und Einreichung von Q-Sub-Dokumenten benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter info@accelgroups.com.

Über Accel

Accel Groups ist ein engagiertes Team von erfahrenen Fachleuten in den Bereichen regulatorischer, klinischer und Marktzugang. Wir unterstützen Hersteller von Medizinprodukten und IVDs mit kompletten Lösungen für den Produktlebenszyklus, von der präklinischen, strategischen, klinischen Bewertung und Studie über die Einreichung von Zulassungsanträgen bis hin zur Überwachung nach der Markteinführung. Unsere regionalen Auftraggeber verfügen über mindestens 10+ Jahre Erfahrung in ihrem Fachgebiet, damit wir die regionale fundierte Expertise mit globalen One-Stop-Shop-Lösungen anbieten können. Fragen Sie uns nach unseren Start-up-Kits für Start-up-Unternehmen mit regulatorischen Pfaden in wichtigen Ländern.